Kasutustingimused

Teenuste kasutustingimused

1Office teenuste kasutustingimused alates 01.02.2018

 

Käesolevat veebilehte haldab 1Office Group OÜ, registrikood 12133700, aadress Narva mnt 5, Tallinn, Eesti, 10117, e-posti aadress tallinn@1office.co ning sellel pakutavaid teenuseid osutavad 1Office Group'i tütarühingud, edaspidi 1Office Eestis, Lätis, Leedus, Soomes, Rootsis ja Suurbritannias.

 

1Office Estonia OÜ, registrikood 11528017, aadress Narva mnt 5, Tallinn, Eesti, 10117, e-posti aadress tallinn@1office.co

1Office Latvia SIA, registrikood 40203020459, aadress Brīvības iela 40 – 26A, Rīga, LV-1050, Latvia, e-posti aadress riga@1office.co

1Office Lithuania UAB, registrikood 304628660, aadress T. Narbuto 5, Vilnius LT-08103, Lithuania, e-mail address vilnius@1office.co

1Office Finland Oy, registrikood 2486002-1, aadress Urho Kekkosen katu 4-6E, Helsinki 00100, Finland, e-posti aadress helsinki@1office.co

1Office Sweden AB, registrikood 556862-7672, aadress Wallingatan 34, 111 24 Stockholm, Sweden, e-posti aadress stockholm@1office.co

1Office Group Ltd, registrikood 08815683, aadress England and Wales, e-posti aadress london@1office.co

 

  1. Teenused
    1. 1Office pakub virtuaalkontori, raamatupidamise ning äriühingu asutamise teenuseid (edaspidi teenus või teenused). Teenuste kirjeldused on märgitud veebilehel.
    2. Tellides 1Office'i veebilehelt teenuseid, nõustute 1Office teenuste kasutamise tingimustega (edaspidi tingimused).
  2. Teenuse tellimine
    1. 1Office'i teenuste tellimine toimub veebilehelt, veebipäringu kaudu või e-kirja teel.
    2. Veebilehel on teenust võimalik tellida vajutades lingile „Lisa ostukorvi“. Tellimuse vormistamiseks tuleb täita nõutud andmeväljad.
    3. Pärast teenuse valimist kuvatakse vastava teenuse hind või hinna arvutamise alused ning suunatakse klient maksekeskkonda. Kui tulenevalt teenuse iseloomust ei ole hinda võimalik määrata, siis kuvatakse teenuse esialgne hind ja teenuse hinna arvutamise alused.
    4. Sõltuvalt riigist saab teenuse eest tasuda kohalikus valuutas krediitkaardi, pangalingi või PayPali kaudu või tellides arve e-posti aadressile.
    5. Teenuse osutamise leping (edaspidi leping) 1Office'i ja kliendi vahel loetakse sõlmituks teenuse eest tasumisega. Teenuse osutamine algab pärast rahapesu ja terrorismi tõkestamise seaduses ettenähtud nõuete täitmist kliendi poolt kooskõlas käesolevate tingimuste punktiga 3.5.
    6. Lepingu sõlmimine kinnitatakse 1Office'i poolt kliendi e-posti aadressile tellimuse kinnituse saatmisega. Leping loetakse sõlmituks ulatuses, mis vastab 1Office'i veebilehel toodud teenuse kirjeldusele, hinnakirjale ja käesolevatele tingimusele. Erinevuste korral kodulehel kuvatud teenuse kirjelduste ja käesolevate tingimuste vahel lähtutakse teenuse kirjeldusest.
    7. Kui leping on sõlmitud veel äriregistrisse kandmata juriidilise isiku jaoks, siis loetakse juriidiline isik lepingu pooleks alates hetkest, kui vastav isik on äriregistrisse kantud. Asutatava juriidilise isiku nimel sõlmitud lepingust tulenevate kohustuste täitmise eest vastutab lepingu sõlminud isik. Lepingust tulenevad kohustused lähevad kliendile üle alates äriühingu äriregistrisse kandmisest. Klient kohustub teavitama 1Office'it e-kirja teel juriidilise isiku äriregistrisse kandmisest seitsme (7) tööpäeva jooksul alates juriidilise isiku äriregistrisse kandmisest.
    8. Seoses rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest tulenevate nõuetega, ei osuta 1Office teenuseid:
      • riikliku taustaga isikutele;
      • isikutele, kelle suhtes rakendatakse rahvusvahelisi sanktsioone (https://www.sanctionsmap.eu/#/main);
      • suure riskiga kolmandate riikide residentidele (http://www.fatf-gafi.org/countries/#high-risk).
    9. Tellides 1Office'i teenuseid kinnitate, et te ei kuulu punktis 2.8. nimetatud isikute ringi.
  3. Kliendi õigused ja kohustused
    1. Kliendil on õigus kasutada teenuseid 1Office'i veebilehel märgitud teenuse kirjelduse ja hinnakirja järgi ning käesolevates tingimustes märgitud ulatuses.
    2. Teenuse kasutamisel klient kohustub:
      • hoiduma 1Office'i teenuste kasutamisest ebaseaduslikul või ebaeetilisel eesmärgil, sealhulgas pettuse, ebaseadusliku materjali saatmise või hoiustamise eesmärgil;
      • hoiduma 1Office'i veebilehe, tarkvara või osutatava teenuse häirimisest või kahjustamisest.
    3. Kliendil ei ole õigust käesolevat lepingut loovutada, teenuseid edasi müüa ega anda kasutada kolmandatele isikutele.
    4. Klient on kohustatud informeerima 1Office'it hiljemalt seitsme (7) tööpäeva jooksul kliendi kontaktandmete muutumisest.
    5. Tulenevalt rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest, kohustub klient täitma 1Office'i nn. Tunne Oma Klienti nõudeid ning esitama viivitamatult pärast teenuse tellimist kogu nõutud informatsiooni ning isikut tõendava dokumendi koopia.
  4. 1Office'i õigused ja kohustused
    1. 1Office'il on õigus:
      • saada tasu käesolevates tingimustes ja hinnakirjas märgitud tingimustel ja korras;
      • lepingu täitmisel kasutada kolmanda isiku abi;
      • ette teatamata ajutiselt peatada teenuse pakkumine, kui tegemist on 1Office'ist mittesõltuvate põhjustega.
    2. 1Office'il on õigus käesolevaid tingimusi ühepoolselt muuta. Kehtivad teenuse osutamise üldtingimused on avaldatud 1Office'i kodulehel. Muudatustest teavitatakse klienti e-kirja teel vähemalt üks (1) kalendrikuu ette. Klient loetakse muudatustega nõustunuks, kui ta ei informeeri 1Office'it seitsme (7) tööpäeva jooksul muudatustega mittenõustumisest. Tingimustega mittenõustumisel on kliendil õigus teenuste osutamise leping üles öelda, teatades sellest e-kirja teel üks (1) kalendrikuu ette.
    3. 1Office kohustub täitma lepingut oma erialastele teadmistele tuginedes, kliendile lojaalselt ja teenuse laadist tuleneva vajaliku hoolsusega.
  5. Tasu maksmine
    1. Teenuste eest tasumise alused ja kord on sätestatud 1Office'i veebilehel teenuste kirjelduse ja hinnakirja juures.
    2. Klient kohustub arve tasuma seitsme (7) kalendripäeva jooksul arve väljastamisest.
    3. Kui klient kohustub maksma täiendaval määral käibemaksu, esitatakse kliendile sellekohane arve.
    4. Raha laekumisel 1Office'ile loetakse kõigepealt tasutuks viivis, siis leppetrahv, siis tasu teenuste eest.
    5. Tasu maksmisega viivitamisel on 1Office'il õigus nõuda kliendilt viivist 0,2% (null koma kaks protsenti) tasumata summalt iga viivitatud päeva eest ning võla sissenõudmiskulude hüvitamist või meeldetuletustasude maksmist kuni 40 EUR iga tasumata arve eest.
    6. 1Office'il on õigus teenuste hinnakirja ühepoolselt muuta. Perioodiliste teenuste hinnamuudatustest teavitatakse klienti e-kirja teel vähemalt üks (1) kalendrikuu ette. Klient loetakse muudatustega nõustunuks, kui ta ei informeeri 1Office'it seitsme (7) tööpäeva jooksul muudatustega mittenõustumisest. Uue hinnakirjaga mittenõustumisel on kliendil õigus leping üles öelda, teatades sellest e-kirja teel üks (1) kalendrikuu ette.
  6. Lepingu tähtaeg ja ülesütlemine
    1. Leping on sõlmitud tähtajatult või kehtib tulenevalt teenuse iseloomust kuni teenuse täitmiseni.
    2. 1Office ja klient võivad lepingu korraliselt üles öelda, teatades sellest e-kirja teel ette vähemalt kaks (2) kalendrikuud.
    3. 1Office'il on õigus leping erakorraliselt etteteatamise tähtaega järgimata üles öelda järgmistel juhtudel:
      • klient loovutab lepingu või annab selle käigus saadava hüve edasi kolmandale isikule;
      • 1Office'il on kahtlus, et klient paneb toime rahapesu tõkestamise reeglite rikkumise või tegeleb muu ebaseadusliku või ebaeetilise tegevusega, sh kui kliendi e-residendi digitaalne isikutunnistus tunnistatakse kehtetuks;
      • klient ei tasu arvet hiljemalt 30 (kolmekümne) kalendripäeva jooksul arvates maksetähtajast;
      • klient rikub lepingu tingimusi ega ole rikkumist heastanud 1Office'i määratud mõistliku aja jooksul;
      • klient on edastanud ebaõigeid andmeid või jätnud teavitamata andmete muutumisest;
      • kliendi vastu või kliendi poolt on kohtusse esitatud avaldus pankroti väljakuulutamiseks või pädev isik on vastu võtnud otsuse kliendi tegevuse lõpetamise kohta või kui klient ise teatab kas 1Office'ile või kolmandale isikule ajutisest või püsivast makseraskusest;
      • isik, kes kliendi nimel tegi tellimuse, ei ole esitanud seaduses nõutud andmeid või on esitanud valeandmeid;
      • klient ei edasta 1Office'ile rahapesu ja terrorismi tõkestamise seaduse täitmiseks vajalikku teavet;
      • kliendi äritegevus põhjustaks 1Office'ile teenuse jätkamise korral teenusega seotud reeglistike rikkumise;
      • klient on oma tegevusega kahjustanud 1Office'i mainet.
    4. Lepingu ülesütlemisel ei kuulu kliendi poolt 1Office'ile tasutud summad tagastamisele ega tasaarveldamisele.
    5. Kui kliendi puhul on tegemist tarbijaga, siis ei kohaldu teenustele 14-päevane taganemisõigus, sest 1Office'i osutatavad teenused on individuaaltunnustega ning sõltuvad kliendi vajadustest ja soovidest.
  7. Isikuandmete töötlemine
    1. 1Office kogub ja töötleb järgmisi isikuandmeid: kliendi nimi, isikukood või sünniaeg ja -koht, telefoninumber, elukoha aadress, e-posti aadress ning isikut tõendava dokumendi koopia.
    2. 1Office kogub ja töötleb kliendi isikuandmeid ainult selleks, et täita lepingust ning seadustest tulenevaid kohustusi. 1Office ei edasta isikuandmeid kolmandatele isikutele turunduslikel eesmärkidel. 1Office'il on õigus isikuandmeid edastada:
      • seaduses sätestatud avaldamiskohustuse täitmiseks ja
      • koostööpartneritele ulatuses, mis on vajalik kliendile teenuse osutamiseks käesolevates kasutustingimustes sätestatud korras.
    3. Tulenevalt rahapesu ja terrorismi rahastamise tõkestamise seadusest kohustub 1Office säilitama kliendi andmeid ja dokumente pärast ärisuhte lõppemist seaduses sätestatud perioodi (5-10 aastat).
    4. Tellides 1Office'i veebilehelt teenuseid, nõustute isikuandmete töötlemisega käesolevates tingimustes sätestatud korras.
  8. Konfidentsiaalsus
    1. 1Office ja klient kohustuvad mitte avaldama kolmandatele isikutele ärilist informatsiooni ning muud teavet, mis on saanud poolele teatavaks lepingu kehtivuse ajal ning mille avaldamine kolmandatele isikutele võib poolte huve kahjustada.
    2. 1Office hoiab konfidentsiaalsena kliendilt saadud ärilist informatisooni ning võib edastada andmeid kliendi nõusolekuta seadusest tuleneva avaldamiskohustuse täitmiseks.
  9. Vastutus
    1. 1Office vastutab Lepingu rikkumise korral tahtlikult ja raske hooletuse tõttu tekitatud kahju eest.
    2. 1Office ei vastuta lepingu rikkumiste tõttu kliendile tekkinud kaudse kahju (sh saamata jäänud tulu) eest. 1Office ei hüvita Kliendile raske hooletuse tõttu tekitatud kahju, kui vastutuskindlustus ei hüvita sellist kahju 1Office´le. 1Office ei vastuta hooletuse tõttu tekkinud kahju eest.
    3. 1Office vastu raskest hooletusest tekitatud kahju nõuete esitamise aegumistähtaeg on kuus (6) kalendrikuud alates vastava nõude tekkimisest.
    4. 1Office koguvastutus on piiratud summaga, mis on märgitud eritingimustes.
    5. Kui kliendi tegevus toob 1Office'ile kaasa nõude (näiteks kulutused õigusabile) seoses kliendi poolt lepingu rikkumisega või vastutusega kolmandate isikute ees, on klient kohustatud 1Office'ile hüvitama kõik sellega seoses kantud kulud ja kahjud.
    6. Kliendi poolt 1Office'i vastu esitatavate nõuete aegumistähtaeg on kuus (6) kalendrikuud alates vastava nõude tekkimisest.
    7. Kui kliendil on 1Office'i ees täitmata kohustusi, siis võib 1Office teostada tema valduses oleva kliendi vara suhtes pandiõigust. Kui klient tahab 1Office'i ruumides paiknevaid kliendile kuuluvaid asju ära viia, võib 1Office asju kinni pidada ulatuses, mis on vajalik tema nõuete täitmise tagamiseks. 1Office teostab pandiõigust kuni kliendi poolt nõuete täitmiseni või muu tagatise andmiseni.
  10. Vaidluste lahendamine
    1. Vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse vaidlus teenusepakkuja asukohajärgses kohtus.

 

  1. VIRTUAALKONTORI TEENUSE ERITINGIMUSED

    1. Lepingu lõppedes kaotab klient õiguse kasutada mistahes viisil ja vormis 1Office'i pakutavat virtuaalkontori teenust.
    2. Klient kohustub hiljemalt lepingu lõppemise päeval muutma äriaadressi äriregistris ning teavitama äripartnereid aadressi muutumisest. Kui klient ei ole ühe (1) kuu jooksul alates lepingu lõppemisest muutnud oma äriaadressi äriregistris, on 1Office'il on õigus esitada äriregistrisse avaldus kliendi ebaõigete andmete kustutamiseks registrist ning nõuda kliendilt leppetrahvi summas, mis on võrdne äriaadressi teenuse ühe (1) aasta tasuga.
    3. Klient kohustub teatama 1Office'ile seitsme (7) tööpäeva jooksul lepingu sõlmimisest e-kirja teel isikute nimed ja kontaktandmed, kes on volitatud kliendi posti vastu võtma ning teatama viivitamatult posti vastuvõtmiseks volitatud isikute muutusest.
    4. Lepingu lõppedes vabaneb 1Office kohustusest osutada äriaadressi ja virtuaalkontori teenuseid, sealhulgas vastu võtta ja edastada kliendi posti.
    5. Klient kohustub posti ära viima kaks (2) korda kalendriaastas või andma juhised, millisele aadressile tuleb post edastada. Asjakohased postikulud maksab klient. Kui klient ei vii posti ära ega anna juhiseid posti edastamiseks, siis on 1Office'il õigus post hävitada ning nõuda kliendilt hävitamise kulude hüvitamist. Raamatupidamise algdokumente võib 1Office säilitada kuni seitse (7) aastat. Klient on kohustatud hüvitama 1Office'ile säilitamisega seotud kulud.
    6. 1Office'i koguvastutus on piiratud summaga, mis võrdub kliendi poolt makstud äriaadressi teenuse ühe (1) aasta tasuga.

 

  1. RAAMATUPIDAMISE TEENUSE ERITINGIMUSED

    1. Raamatupidamise teenuse tasuarvestus on tunnipõhine ja toimub 1Office'i hinnakirja alusel. Tasu arvestuse periood on kalendrikuu.
    2. Kui kliendil on raamatupidamise teenuse eest võlgnevus, siis 1Office peatab teenuse osutamise kuni võla tasumiseni. Kui raamatupidamise teenus on peatatud võla tõttu ning sellega kaasneb kahju kliendile, ei vastuta 1Office sellise kahju eest.
    3. Kliendi kohustused:
      • esitama raamatupidajale hiljemalt iga kalendrikuu 5. (viiendaks) kuupäevaks eelmise kalendrikuu raamatupidamise dokumendid. Kui klient dokumente nimetatud tähtajaks ei esita, siis ei loeta lepingu rikkumiseks olukorda, kus 1Office esitab hilinenult või ei esita maksudeklaratsioone ning riiklikke aruandeid seaduses sätestatud tähtajaks;
      • teavitama 1Office'it ettevõtte maksuregistrisse kandmisest ning loa- või teatamiskohustusega tegevusalal tegutsema hakkamisest;
      • tagama 1Office'ile esitatavate raamatupidamisarvestuse algdokumentide seotuse kliendi majandustegevusega. Juhul kui majandustehingu sisu on algdokumendil raskesti või mitmeti mõistetav ja/või teostatud tehingu seotus kliendi majandustegevusega ei ole üheselt selge, kohustub klient esitama lisateavet või täiendama dokumenti omakäelise selgitusega;
      • säilitama seaduses sätestatud korras kõik ettevõtlusega seotud arved, tšekid, lepingud jm raamatupidamise algdokumendid. Tehingud kajastatakse raamatupidamisarvestuses dokumentide alusel;
      • tähtaegselt teavitama 1Office'it kõigist maksukohustust tekitavatest tehingutest;
      • volitama raamatupidajat esitama elektrooniliselt maksudeklaratsioone ning riiklikke aruandeid riigiasutustele.
    4. Raamatupidamise teenuse leping on tähtajatu, v.a juhul, kui lepitakse kokku tähtajalises lepingus.
    5. Lepingu ülesütlemise korral on 1Office kohustatud kliendile üle andma kõik 1Office'i valduses paberkandjal olevad kliendi raamatupidamise originaaldokumendid ning elektrooniliselt kõik jooksva aasta raamatupidamissaldod.
    6. Kui lepingu ülesütlemise korral klient loobub raamatupidamise teenusest enne lepingu lõppemise päeva, kohustub klient maksma leppetrahvi viimase kuue kuu keskmise teenustasu määras.
    7. Raamatupidamise algdokumendid tuleb esitada teenusekirjelduses märgitud keeles. Kui klient esitab raamatupidamise algdokumendid muus keeles, siis hüvitab klient 1Office'ile sellega kaasnevad tõlkekulud. 1Office võib valida, milliselt tõlketeenuse osutajalt ta tõlketeenuse tellib, v.a juhul, kui kliendiga on kokku lepitud teisiti.
    8. 1Office'il on õigus keelduda selliste raamatupidamise algdokumentide vastuvõtmisest või nende alusel raamatupidamise toimingute tegemisest, mille puhul 1Office'il on alust arvata, et tegemist võib olla maksuõiguse rikkumisega, mille puhul kaasneb vastutus 1Office'ile.
    9. Pärast raamatupidamise aastaaruande valmimist kohustub klient raamatupidamise algdokumendid ära viima ühe (1) kalendrikuu jooksul aruande valmimisest. Kui klient ei vii raamatupidamise algdokumente nimetatud tähtaja jooksul ära, siis kohustub klient tasuma hoiustamise tasu. 1Office säilitab raamatupidamise algdokumente kuni seitse (7) aastat, seejärel dokumendid hävitatakse ning klient kohustub hüvitama 1Office'ile sellega kaasneva kulu.
    10. 1Office'i koguvastutus on piiratud summaga, mis võrdub kliendi poolt makstud raamatupidamise teenuse viimase kolme kuu keskmisega tasuga.

 

  1. ÄRIÜHINGU ASUTAMISE TEENUSE ERITINGIMUSED

    1. Äriühingute asutamine toimub äriregistris vastavalt seadusele elektrooniliselt, notari vahendusel või registris kohapeal. 1Office konsulteerib klienti asutamisega seotud küsimustes ning valmistab ette asutamisdokumendid kliendi poolt esitatud andmete alusel.
    2. 1Office ei vastuta äriregistri tegevuse ja otsuste eest äriühingu asutamisel.
    3. Kui äriühingu asutamine toimub 1Office ettevõtte asutamise portaali kaudu, ei vastuta 1Office tehniliste vigade eest, mis on seotud äriregistri portaali liidestamisega või tehniliste vigade eest, mis ilmnevad äriregistri portaalis.
    4. 1Office ei ole kohustatud tõlkima äriregistri menetlusdokumente ega kirjavahetust, v.a juhul, kui kliendiga on vastavalt kokku lepitud.
    5. Teenuse tasu ei sisalda teenuseid, mis kaasnevad äriregistri puuduste kõrvaldamise määruste lahendamisega.
    6. Kui äriregister ei registreeri äriühingut, siis ei loeta seda 1Office'i teenuse puuduseks ning klient ei saa nõuda makstud tasu hüvitamist.
    7. 1Office'i koguvastutus on piiratud summaga, mis võrdub kliendi poolt makstud äriühingute asutamise teenuse summaga.